Laiko valdymas arba kaip valdyti savo laiką?

Kaip valdyti savo laiką? Ar egzistuoja efektyvi laiko valdymo sistema? Daugeliui žinoma situacija: susidomėję vartydami eilinę knygą, skirtą reikalams, laikui ir, galų gale, gyvenimui sutvarkyti, mes matome jau gerai pažįstamus „svarbu ir būtina“, „suvalgykite varlę“, „kaip priversti save dirbti“ ir t.t. Visa tai jau ne kartą perskaityta, suvokta ir…. neveikia. Rutina, net įvaryta į griežtus kasdienių žygdarbių rėmus, lieka nuobodi ir visiškai nepatraukli daryti dabar, tučtuojau… Ar yra alternatyva?

Siūlome dvi nestandartines laiko valdymo sistemas, kurių pagalba galima siekti klasikinių tikslų, tačiau jose veikia kiti savimotyvacijos mechanizmai. Tikėtina, kad žmones, priskiriančius save prie menininkų, pradžiugins pozityvi kitų tapytojų, rašytojų ir dizainerių – žmonių, tradiciškai laikomų negebančiais gyventi pagal grafiką, patirtis taikant metodus, apie kuriuos netrukus papasakosiu.

Dėmesio centre (fokuse)

Yra sistema „Autofokusas“, kurią sukūrė laiko valdymo specialistas Markas Forsteris (Mark Forster; Autofocus System). Ši sistema veikia dėka racionalių ir intuityvių žmogaus smegenų „šaknų“, pradmenų… Sistemos šalininkai pabrėžia, kad joje nėra progų atidėti reikalus „rytojui“ ir/arba priešinimosi darbų atlikimui. Sistema leidžia fokusuotis į svarbiausius dalykus, o dėl to Jūs pradedate dirbti greičiau ir efektyviau. Darbui su šia sistema Jums prireiks tik užrašų knygutės ir rašymo priemonės.

Jūs (nemąstydami ilgai) surašote stulpeliu visus darbus, kuriuos laikote būtinais (ne daugiau 25-ių į puslapį). Surašytų darbų nevertinate kritiškai (gaunate laisvą sąrašą, kuriame gali derintis, pavyzdžiui, pasivaikščiojimas su šuniu ir stambios paskolos įforminimas). Kai tik Jūsų fantazija išsenka, prasideda darbas, puslapis po puslapio. Greitai perskaitykite (vis dar nevertindami) gautą sąrašą, esantį pirmame puslapyje. Po to dar kartą „prasieikite“ per punktus, lėtai ir „įsiklausydami“ į savo būsenas, pojūčius. Kai tik kažkuris punktas išsiskirs iš bendro sąrašo, pradėkite vykdyti darbą- šis momentas vadinamas „sistemos širdimi“. Jūs turite jausti palengvėjimą matydami uždavinį. Įrodyta: darbas, kurį nusprendėte atlikti remdamiesi šia sistema, atliekamas patiriant mažesnę įtampą ir labiau motyvuotai. Nebandykite racionaliai dėlioti prioritetų – tai sunaikins intuityvaus pasirinkimo privalumus. Dirbkite su pasirinktu punktu/darbu tiek, kiek norėsite. Atlikę darbą išbraukite uždavinį arba pridėkite į sąrašo galą, jeigu darbas nebaigtas.

Tęskite darbą su tuo pačiu puslapiu. Neverskite puslapio tol, kol nepamatysite, kad puslapyje neliko nė vieno išsiskiriančio darbo… Pereikite prie kito puslapio ir pakartokite procedūrą. Kai tik užversite paskutinį puslapį, pereikite prie pirmo, kuriame yra neužbaigtų darbų.

Jeigu Jūs atvertėte puslapį ir skaitydami neradote punkto, kurį Jūs pabrėžtumėt – išbraukite visus uždavinius neperrašinėdami jų į sąrašo galą. Pažymėkite „atšauktus“ uždavinius. Šiame etape sistema atsikrato punktų, kuriuos Jūs surašėte nevertindami ir kurių Jūs apskritai neturėtumėt atlikti, kuriems nereikia Jūsų dėmesio. Jeigu Jūs vis dėlto nuspręsite įtraukti į sąrašą atšauktus darbus, geriau perfrazuokite juos arba suskirstykite į smulkesnius uždavinius.

Turbūt jau pastebėjote, kad čia veikia principas „bet koks darbas tampa lengvas jeigu yra sudėtingesnis“ – pradžioje mes renkamės darbus, kurie mums imponuoja, nesukelia nusivylimo ir nuovargio. Po tokių lengvų ir malonių uždavinių mes būname pasiruošę pereiti prie sudėtingų darbų, tačiau jie jau nebeatrodo neįveikiami.

Svarbu atminti, kad neatidėliotinus darbus verta atlikti tučtuojau. Taip pat nevertėtų sistemos principo taikyti darbams, kurių atlikimas būna „surištas“ su konkrečiu laiku.

Mūza ir pabaisa

„Mūza ir pabaisa: kaip organizuoti kūrybinį darbą“ – taip vadinasi dizainerės, iliustratorės Janos Frank (Яна Франк) knyga. Ši moteris pergyveno sudėtingą ligą ir nuėjo sudėtingą kelią nuo visiško chaoso iki aiškios savo laiko organizavimo sistemos. Jana siūlo naudotis jos leidžiamais dienoraščiais arba rašyti tiesia į knygas, kuriose ji palieka specialiai tam skirtų puslapių, tačiau tokį dienoraštį galima lengvai pasigaminti patiems. Mus labiau domina baziniai jos sistemos principai.

Kad sutvarkytumėte savo chaotišką dienotvarkę, autorė siūlo atlikti eilę tam tikrų veiksmų. Pradžiai reikia nustatyti, kam Jūs panaudojate savo laiką. Tam reikia 3-4 dienas užsirašinėti, ką būtent jūs darėte ir kaip ilgai Jūs tai darėte; 15-30 minučių tikslumu. Jau šiame etape daugumos laukia siurprizai ir pažintys su „laiko ėdikais“. Po to būtina nustatyti pasikartojančius veiksmus, „rutinas“ ir surašyti jas į vieną sąrašą, o po to suskirstyti pagal atlikimo periodiškumą (pavyzdžiui, į parduotuves einate kasdien, į baseiną – dukart per savaitę, o pas stomatologą – kartą į pusmetį). Rutina taip pat gali tapti bet kuris (lyginant) nesudėtingas veiksmas, kartojamas kasdien maždaug 20-30 dienų. Tokius veiksmus jūs pradedat atlikinėti „automatiškai“, o tai atima vis mažiau laiko ir jėgų. Taip pat labai naudinga sudaryti ir „smulkmenų sąrašą“ (duonos pirkimas, skambutis draugams). Atlikus darbus reikia surašinėti darbus ateinančiai dienai.

Dauguma kūrybišku asmenybių susiduria su „švaraus lapo“ baime, tad problemai išvengti pradžiai siūloma užsirašyti kilusią idėją; jeigu atidžiau panagrinėjus ji nepraranda žavesio – skirti idėjai konkretų laiko tarpą. Artėdami prie iš anksto nustatyto laiko Jūs automatiškai nusiteiksite atlikti tam tikrus veiksmus bei daug efektyviau nei netikėto įkvėpimo mėgėjai praleisite savo laiką.

Sistemos autorė pabrėžia ypatingą sąrašą „Nekenčiu!“ – darbus, kurių mes visaip bandome vengti. Sudarius tokį sąrašą reikia išanalizuoti priežastį, dėl kurios vyksta delsimas ir vidinį pasipriešinimą darbų darymui. Dažniausia priežastis slypi blogose sąlygose, persekiojančiose uždavinio atlikimą: nepatogi kėdė, neorganizuota dokumentų „apyvarta“, didelis atstumas iki tikslo. Analizuojant ir situacijos taisymo metu Jūsų nepakenčiamų darbų sąrašas ims mažėti bei laiko sąnaudos minėtiems darbams atlikti taip pat ženkliai sumažės.

Kiekvieno žmogaus gyvenime yra „didžiosios idėjos“ ir planai, kuriuos jis norėtų realizuoti, tačiau nežino kada būtent ir kuo konkrečiai reikia užsiimti. Tam siūloma rimtai pagalvoti ir išsirinkti maks. keturis aktualius ir rimtus tikslus. Kiekvienam tikslui turite surašyti veiksmų seką, Jūsų strateginį planą, padėsiantį pasiekti tikslą. Susidūrus su sunkumais padės „šalin, šlykštyne“ metodas: pradžiai įsivaizduokite jau pasiektą rezultatą, po to pagalvokite, kokių žingsnių reikia imtis rezultatui pasiekti. Galiausiai, sudarius visus reikalingus sąrašus, svarbu išsiugdyti savyje darbo ritmą „45/15“: 45 minutes jūs susikaupę dirbate, 15 minučių ilsitės (tame tarpe atlikinėdami iš anksto surašytas „rutinas“ ir „smulkmenas“).

Pas Jus turi atsirasti:

keturi atskirai surašyti globalūs tikslai, kuriems Jūs kasdien skiriate pirmenybę ir dalį laiko;
rutinų ir smulkmenų sąrašai, iš kurių darbelius galite dalinai perkėlinėti į dienos darbo planą (esant būtinybei);
nepakenčiamų darbų sąrašas (su kuriuo teks dirbti kol maksimaliai sumažinsite vidinį pasipriešinimą);
idėjų sąrašas, kuriame esančias idėjas galima apsvarstyti ir realizuoti laisvalaikio metu.

Pripratę prie tokio darbų ir planų rašymo bei darbo režimo 45/15 Jūs galėsite ženkliai padidinsite savo produktyvumą, net jeigu užsiimate tapymu arba fantastinių apsakymų rašymu. Jūs neužmiršite smulkių darbų ir pareigų, negadinsite nervų nemaloniais darbais (laukdami deadline’o).

Primenu, kad pasaulyje yra daugybė laiko valdymo sistemų, kurių nė viena negali būti laikoma idealia, tačiau kitų žmonių pavyzdžiai gali padėti Jums tiek sutaupyti laiko, tiek sukurti savo unikalią laiko valdymo sistemą.

Taip pat siūlau perskaityti anksčiau žurnale „Aš Vyras“ rašytus straipsnius laiko valdymo tema: